どうも、りかちゅうです！仕事をするようにあたって口頭でのコミュニケーションをするというのは大事となっているのはご存知でしょう。話さないとわからないことがありますし連携することすらも出来ないですからね。ただ、忘れがちなのは口頭でのコミュニケーションでやりとりしたことに対して証拠を取り忘れてしまうことです。特に重要なものほど証拠を残しておかないと後々大変です。ではビジネスに置いて証拠つけることを習慣つける理由はなぜあるのか？この記事にて話したいと思います！

証拠を残すという言い方

証拠を残すところという言葉でも通じることは通じます。ですが別の言い方も実はあるんです。それはエビデンスを残すです。おそらく、仕事中に聞いたことがある方もいるかと思われます。なぜエビデンスと言われているのかと言うとエビデンスとは英語でEvidence、証拠、根拠という意味があるからだそうです。まあ、言い方としてどちらでもいいとは思われますがエビデンスと使われることも増えてきているので豆知識として覚えておいた方がお得です。

ちなみに仕事のできるビジネスマンであればあるほどエビデンスを残すことやエビデンスを示すなどの行動を常日頃身に着けています。

証拠を残す意味

先ほども述べたように仕事のできた人に関しては仕事に置いて証拠を残すことを心がけています。では証拠を残す意味とはどういったところにあるのか？

1.捏造防止

世の中には捏造して自分の起こした悪事というものをなかったものにしようとします。悪事の内容がまだ些細なことであれば目を瞑るということをしてもなんとかなりますが大事のものであればあるほど捏造したら多大な影響を与えます。というか捏造した人側が有利な立場になってしまい、これではアンフェアです。ですが、きちんと証拠というものをの残しておけば捏造というような悪事を止められることができます。

2.話の食い違いをなくすため

証拠がないと話の食い違いが起きてしまうということがあってもおかしくはないです。例えば、業務でのミーティングをすると口頭で約束したはいいものの相手側が忘れてしまった。そのような時に証拠を残していないと相手側はそんな約束したってみたいな発言をするだけとなりどちらが真実なのかが周りの人達からしたら分からないという状況になってしまいます。ですが、メールやスケジュール表などにミーティングの予定を書き込んでいたら食い違いというものがなくなります。

これはミーティングの具体例ですが他にも重要な文書や内容ほど証拠として残すことで食い違いなどが起きなくなるかと思われます。

3.何かあった時に訴える時ができない

いわゆるセクハラやらパワハラなどのいじめが起きた時に証拠がなかったら相談する側からしたらいつどこでセクハラやパワハラが起きたのかというのがわかりませんわ、またパワハラやセクハラした側がどのようなことを具体的に行ったかなどが分からない状態のままです。要はいくら訴えたとしても証拠がなかったら立証しないということです。そのようなことを防止するためにも証拠というものはの残しておかないとされた側は有利にはなりません。ですので、録音をするなどの対策はしておくべきでしょう。

口頭のコミュニケーションだけでは危険な理由

このように証拠を残しておくことが大事というのは明らかに分かったことでしょう。では、反対にもし口頭のみのコミュニケーションだったらどのような危険があるのか？

1.証拠が残らない

あたりまえですが証跡というのは、業務内容が重要であればあるほど必要となってきます。りゆうとしては「いつ」「誰が」「何を」「どうしたのか」といった内容は主観的なものでは動いてはいけないからです。そのために証拠というものは必要なんです。それもあって

口頭のまでで指示したことに関しては証拠が残りません。もし、証拠というものを残したくないために口頭のみでやり取りしている場合は悪質そのものです。この場合は意識を絶対に変えないと秩序が乱れてしまいます。

2.第三者が介入できない

当事者同士で問題がないからっておしまいではありません。第三者が聞いたときに問題があったら仕事としては成り立ちません。もし、第三者が被害に遭った時どういったルールが出来るのか？それは事前に連絡をするというルールができます。理由は突然、業務に支障が出ても問題ないように調整すれば良いからです。要は初めからメールなり何なりで一定の人に共有するべきということですね。

これは年齢や経験値は関係ないです。口頭で作業するのはリスクでしかありません。

口頭のコミュニケーションにしたがる理由

口頭のみのコミュニケーションではリスクがあるのにもかかわらず口頭のみのコミュニケーションをしたがるなんてことがあるあるです。ではなぜそのようなことが起きるのか？それには2つの理由があります。

1.仕事の重みを分かっていない

仕事の重みですね。軽いものだと思い込んで適当にやってしまうと口頭のみでいいやと気が緩んでしまいます。特に誰かに支持する場合に関しては誰の指示で作業しているのかを明確にしないといけません。理由は指示されている側が問題があった時にどこで問題があったのかなどを明確にしないといけないからです。ですが、明示できない人は責任を負いたくないという気持ちがあります。証拠がなければごまかしも効きますからね！このような行動は仕事への重みがないですよね。

2.私物化

自分の都合のいいようにすることですね。仕事を私物化しようとしている人は思い通りにしたいという気持ちで動いています。また、指示を出す側に関しても相手より立場が上だと思っていることが多々あります。こればかりは先ほども述べたように悪質でしかありません。特に自己都合のために証拠を無かったことにしようとする行為というものはあるあるな話です。

証拠がないと証明ができない

当たり前の話ですが証拠がないと証明ができません。それもあって口約束はしていたけど裏切られたなりそんなこと約束していないみたいに事実をねじ曲げられることなんてことあります。また、ビジネスとは関係ない話ですが犯罪関係に関しても証拠がないと警察は動いてくれないなんてことはあります。まあ、警察も忙しいですから優先順位はありますからね。

要はそれくらい証拠がないと色々なことが証明できないということです。このように証拠というものがないと捏造もされますし誰も悪行を起こした時に対処するための行動もされないということです。

まとめ

証拠を取るというのは何事に置いても重要になりますし透明性がより高くなるものではないかと思われます。先ほども述べたように証拠がないとなんでも捏造をすることだってできます。それもあって証拠隠滅のためにひたすら努力するという悪事もあったりはするんですけどね←。ですが、証拠というものをあればそのような悪事を起こされるなんてことはなくなります。または、業務内容のすれ違いや食い違いなども解消もすることも出来ます。実際に大学時代のインターン先でも業務内容のものほどメールにの残してエビデンスを作ってしまいました。

このようにビジネスですからきちんと業務をやっていくためにも証拠というものを重視することでより確実性が増すので証拠を残す習慣というものは付けた方が今後のためかと思われます。以上です！最後まで読んでいただきありがとうございました。

りかちゅう