どうも。りかちゅうです！日本で働いている皆さんに軽く聞きたいことがあるんです。聞きたいことはタイトル通りで日本って仕事での契約や承認にあたってハンコが必要なこと多いし効率悪くないですか？何事にも上の人の印鑑がないと何事も事が進まないという意味で。また、今はIT社会なのにもかかわらずネットで簡潔すればいいのに紙書類で印鑑なんてなんでだよってなっている方もいるかと思います。そのお気持ちは分かります。めんどくさいですもんね。ただ日本がハンコ文化が根強いのには理由があります。ということでこの記事にて話したいと思います！
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会社の印鑑の種類ってどんなのがある？
日本はハンコ文化だけあるからこそ仕事で使うにあたって印鑑の種類はたくさんあります。どれだけあるのか？まず初めにそこから話したいと思います！
1.代表者印
いわゆる会社実印・法人実印ですね。法人登記をする際に必要となってくる印鑑でもあります。代表者印は会社の実印として効力があり、重要な契約書や国の提出書類などで使われる印鑑です。形は丸印で印面には外側の円に会社名が刻印されていて内側の円に代表者の名前が刻印されているのが一般的です。
2.社印
いわゆる角印ってやつですね。代表者印とは違って会社の認印として使われます。印鑑には会社名のみ刻印されています。社印は注文書や請求書などの一般的な社外文書や重要な社内文書に使われます。ただし社印には注意点があります。それは会社の認印であっても民事訴訟法上、代表者印と同じくらいの効力があるということです。
3.法人銀行印
銀行口座を開設するには個人であろうと会社であろうと印鑑が必要です。そこで、会社は銀行口座を作るための印鑑を作ります。基本的には会社実印が紛失、盗難に遭わないようにするために別のものを用意しています。法人銀行印の特徴としては代表者印よりも一回り小さく、印面に「銀行之印」という文字があります。
4.認印
角印を代わりに使えることはできますが、角印は重要なときに使うための印鑑なので、日常的なときは認印を使うことが一般的です。具体例としては書類や宅配便の受け取り、身近な備品発注など簡易的なことを承認するときは認印を使われることが多いです。
5.住所印
契約書を作成するときや郵送物を送るときに会社の名前、住所、電話番号などを印鑑で示していることが多々ありますよね？そうです。住所印とはそのための印鑑です。角印のように会社の認印として使われますが、ゴム印を使うことで住所や電話番号を書く手間が省けます。
日本がハンコ文化が根強い理由
会社で使われている印はかなりたくさんありますね。なんと5種類も。多すぎにもほどがあります。私的には住所印くらいしか使いがいないきがしますね。他にも使うことはあってもこんなに使い分けるのはちょっとなと思います。私の感想はさておき、このように種類がたくさんあることからハンコ文化が根強いのは明らかですね。ではあんぜ根強いのか？今から話したいと思います！
1.日本はITの発達が遅い
やはりIT化が遅れているのが日本の現実ではありますね。アメリカなんてFAXは博物館に行かないとないです。要は普段の生活はネットなどで完結することができるのでFAXでやり取りする機会が少ないんです。また、その他の証拠としてはキャッシュレス文化です。日本は他の国よりもキャッシュレスの普及率が低いのもIT化が進んでないからなのも一理あります。もし、IT化が進んでいたら現金を数える作業なんてみんなっしてやる気が起きないからこそ。他にもスマホが普及されても携帯屋さんは混雑しているのも日本はITリテラシーが低いとも言えます。こればかりはITの発達をするような施策が必要になってくるかと思われます。
2.公証人となる人がいない
これは日本の欧米を比較した話にはなります。日本は契約の時に印鑑が必要だけど外国人はサインなのにとなりますよね？特に欧米の人とかサインを書いているイメージはあることでしょう。それには契約の時に対する根本的な違いがあるからです。まず契約をするにあたって第三者が必要です。重要な内容な内容のものほど。理由は聞いてない言ってないというような状況を防がないといけないからです。それで第三者が日本は印鑑証明書を発行する役所に対して欧米は公証人がいるんです。そのため、欧米は公証人が同席のもとでサインを書いています。日本も公証人がいればいいとおもいますよね？ですが、日本では公証人の数が足りないので印鑑となっています。
ハンコ文化は効率悪い
重要な書類でしたら印鑑は必要だと思いますよ。ですが、いくらなんでも効率が悪いです。ネット完結でできる時代だからこそ。一体どこが悪いのか？
1.資源の無駄
極論な話ですが紙で契約書などの書類を作るのは資源の無駄です。紙は木で作られています。木は世界の環境を保つのに必要なのに伐採して紙を作るなんて資源を無駄に使っている気しかしません。それならば今の時代IT社会なんですからインターネットで完結した方がいいかと思われます。
2.菅理が大変
ハンコ文化ということは紙でのやりとりが多いということです。ネットでのやりとりでしたら印鑑は不要ですし。これか管理が大変です。ネットのやり取りでしたらパソコンかスマホにデータを入れ込むことができます。ですが、紙ですと書類の量が増えていって物がかさばり保管スペースがなくなります。
3.会社にいないと完結できない
会社にいないと完結できない書類は多々あるかと思います。個人の認印でしたら自分自身で管理していることはあったとしても会社の印鑑を各々が持っているなんてありえないですよね？となると会社に行って印鑑を押さないといけません。これでは緊急事態のときにはすぐに事を完結することができませんね。また、承認者の印が必要な時に本人が不在でしたらそれもそれで業務が滞ります。これもこれで非効率です。
ハンコ文化の根強さを改善する方法
ハンコ文化である限りは絶対に効率悪いままです。ではどのように改善したらいいのか？方法は色々ありますが私がこの方法いいのではないかというものはありま。それはネットで完結することができるという状況の方が紙で行うよりもいいという実感をさせることです。これは業務改善をするためにワークフロー専門メーカー会社の社長さんから教えてもらったことです。メーカーを提供している側が契約してくれたお客さんに成功体験を味合わせることでお客さんはそのメーカーを知り合い等に広める。そのような方法で行えば売上につながると。会社からしたらカスタマーサクセスという戦略ですが、1人でも多くの人がネット完結の方が業務改善したという考えになればハンコ文化は改善するはずです。
まとめ
私自身わざわざ印鑑を押すのがだるいと思いますね。重要な書類でない限り。むしろ、ネット完結できるならネット完結で行いたいものです。それもあって、業務改善のに携わる事業には興味はあります。事業をする人がいないと普及がしにくいからこそ。最近は国もハンコ文化ではなくIT化を目指したいと言ってきているので今後は重要な書類でない限りは印鑑なく、業務が遂行できるような日本になって欲しいと思っています。食わず嫌いの人もいるかと思いますが、効率的と思えばはまるはずですよ？是非、ネット完結の良さを知ってください。以上です。最後まで読んでいただきありがとうございました。
りかちゅう