どうも、りかちゅうです！ハンコってどう思いますか？どう思うって具体例言えよって。例えばいちいち押すのはめんどくさいとか書類関係で効率悪いとかですね。特に会社関係になるとはんこの種類は多いですしね。それ故に余計にどれにするかに手間もかかります。私自身このようにハンコというのは作業の際にめんどくさくなることがあるからこそ脱ハンコをしていかないと生産性は上がりません。では脱ハンコをすることによって作業的にはどのようなメリットがあるのか。この記事にて話したいと思います！
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日本は本当にハンコ文化なの？
日本は本当にハンコ文化なのかよってところですよね。まずはそこから話したいと思います！ハンコの使用率の統計についてを調べてみましたが残念ながらありませんでした。ただ少なくとも言えるのが日本はデジタル化が遅れているということですね。デジタル化が遅れているとなると紙での契約が多くなることは事実ですね。また、印鑑に関しても種類が何種類もあります。海外ならばサインが一般的ですもんね。そのようなことを踏まえると統計とかはなくても日本はハンコ文化なのは分かるかと思われます。
※日本がデジタル化遅れていることに関してはこちらの記事に書かれていますのでもし見たいなと思う方がおりましたら是非見てください！
ハンコ文化は労働生産性を妨げている？
上記の内容のように日本はハンコ文化であることは確かです。そして、日本はハンコ文化によって労働生産性を下げているのは事実ではあります。どういう意味で労働生産性を下げているのか？それは効率を悪くしていることですね。よくあるあるなのが印鑑を押してないかな事が進まない関係ですね。もし、印鑑無くしてことが進めば中断はされませんから。それなのにもかかわらず印鑑を押してくれる人がいないから今は何もしない。それは時間がもったいないです。
あとは印鑑ということは紙での処理ということでもありますよね？となると管理する書類が増えていくことになりますね。これはかさばっていくだけですね。しかも、会社ですと過去の経歴のものをすぐに捨てるわけないですから余計にかさばりますね。私的にはファイリングの束が増えていく感じを思い出してしまいますね。このようなことを踏まえるとハンコ文化は労働生産性を下げていく気しかしませんね。
※ハンコ文化が労働生産性を下げることの詳細はこちらの記事に書かれています。
脱ハンコ文化にすることのメリット
上記の内容を見る限りでもハンコ文化とは労働生産性を下げているというのは明らかではありますね。また、今の時代デジタル化なのに遅れていると感じる点もあります。では反対に脱ハンコ文化にすることでどのようなメリットがあるのか？
1.生産性の向上
先ほども言ったようにハンコ文化が労働生産性を下げているということは脱ハンコ文化にすることで生産性向上を促進するということでもありますね。少なくとも2つの課題は改善できるはずです。内容としては書類作成業な承認依頼/承認業務のカットとペーパーレスが進むことで保管・管理業務がなくなることですね。
ただ、時間のカットだけでは生産性が上がったことにはなりません。脱ハンコで業務をなくしてからその後、本業に充てる時間が増えで残業をなくせるため、有益な時間を生み出すことができるゆえに労働生産性を向上することを促進するということでもあります。
2.場所にとらわれずに働くことができる
脱ハンコであることで働く場所に関してもとらわれずに働くことができます。ハンコ文化ですと押印された書類の保管や管理をしないといけないことから働く人がその場にいないといけないことになります。また、ハンコを押す側の人に関してもいないとなかなか成立しません。ですが、脱ハンコができればそのようなことに関して考えなくていいことから仕事場所などに関してとらわれることなくオンラインでの意思決定ができることからどのような場所でも働けるようになります。
ここ最近はリモートワークやテレワークが流行っていることから脱ハンコはありがたいことですね。今までですとリモートワーク用の仕事ををまとめて持ち帰るなどのことをしなければいけなかったかもしれません。ですが、脱ハンコ文化になればこのようなことをしなくても仕事をすることができます。リモートワークができる業界からしたらお得な話ですね。
3.何がどの種類か考えなくていい
日本ってハンコの種類が多いですよね。認印や社長印、シャチハタなどその他もろもろ。しかもこのような印鑑を時と場合によって使い分けないといけません。私からしたらなんてめんどいんだ。別にそこまで使い分けなくてもいんじゃないのかって思っちゃいますね。どれも極論印鑑なんですからそこまで使い分けなくてもいいのかなと。重要なものに関しては例外ですけどね。
ただこれが日常的にあるとなるとなかなか苦しいものです。ですが、脱ハンコにすることによって今までどの印鑑を使わないといけないというのはなくなり、オンラインやサインで完結するものが多くなるからこそなんの種類を使わないといけないという考えから解放されて仕事をすることができます。これも労働生産性に繋がりますね。
100%無くさなくてもいい
確かに脱ハンコ文化をすることで効率は良くなるというのは事実ではあります。ペーパーレスにもなりますしわざわざハンコのために手間暇かけなくてもいいですし。それによって書類管理も簡素化できますからね。ですが、100%無くさなくてもいいかと思われます。大事な書類等々に関してはハンコというものはした方がいいですし。やはりハンコがあることによって重要な書類だなというのは目に見えますからね。
また、100%ハンコをなくすとなると人間味が感じられない点はあります。ネットの文字よりも手書きの方が人間味があるのと似ているような感じですね。人が押印しているからこそ。サインなら人の字なのでそんなことにはならないんですけどね。ですので、普段の事務作業は脱ハンコで相当重要なものに関してはハンコを使うが妥当かと思われます。なのに両極端な思考な人もいそうですけどねね。
まとめ
私もハンコに関しては私もある程度は無くした方がいいのかなと思います。特にサインでも大丈夫だろみたいなものに関してはハンコはいらないって思ってしまいます。例えば普段の業務で承認ですね。おそらく、このようなものに関してはネットでくらいでいいのかなと思っています。実際に乗務上でたいしたことないのに印鑑を使った経験があった時やけに手間暇かけるなぁと思ったことありますからね。しかもその上司と話したくなかったから余計に嫌でした。それならばネット完結でいて欲しいと。その方が早いですし。
要するに時間をカットしていいものに関してはとことんカットしていていかないと効率は悪くなるということです。1日は24時間です。だからこそ、何に時間を当てるかということにフォーカスして効率いいものを選ばないと時間だけが過ぎていくかと思います。ハンコ以外にも言える話ですがその中でもハンコに関しては特にそうですね。ハンコのせいで手間がかかるという声も多いですし。ですので、ハンコ文化に関して改善すれば作業効率に関しても色々変わるかと思います！以上です！最後まで読んでいただきありがとうございました。
りかちゅう